Community Management; the do’s and don’ts

Jitske Koesen

In de online wereld is het belangrijk om te weten welke impact jouw werk heeft. Je richt je tenslotte op een bepaalde doelgroep: de online community van jouw merk. Het simpelweg online plaatsen van een Facebook bericht en het laten sudderen is geen optie meer. Dáár ligt een kans voor de Community Manager die direct ziet wat het bericht doet met de community. Als bewaker van een positief sentiment kun je een grote kans benutten voor zowel Community Manager als merk: de 1-op-1 communicatie die zich voordoet zodra interactie wordt gezocht.

 

To refresh your mind
Laten we even kort uitleggen wat community management nou precies inhoudt. Community Managers zijn verantwoordelijk voor het beheren, faciliteren en activeren van online communities op social kanalen als Facebook, Instagram, Twitter en zelfs LinkedIn. Als schakel tussen het merk en de community is de Community Manager niet alleen aanwezig voor vragen en opmerkingen, maar ook om optimaal op de doelgroep in te spelen en de interactie met ze aan te gaan. Je bent de ogen en oren van het merk. Daarbij wordt het implementeren van de strategie van het merk in de gaten gehouden en wordt deze continu bewaakt. Voor ieder merk gelden andere afspraken; de communities zijn tenslotte uniek en verdienen ieder een eigen tone of voice en aanpak.

How to use it
Of je nou een commited Community Manager bent voor één merk of jezelf inzet voor meerdere, er zijn net zoals in ieder vak bepaalde richtlijnen. We zetten een paar do’s en don’ts op een rijtje.

De DO’s

Gebruik je scherpe pen
De ‘Goh, wat vervelend dat je dit hebt ondervonden’ is een beetje een dooddoener; als Community Manager kun jij véél meer. Gebruik de tone of voice van het merk, speel er een beetje mee en scherp deze aan met als doel de interactie met je community op te zoeken en optimaal te benutten. Wees creatief.

Filter
Eigenlijk is ieder interactiemomentje die door de community wordt opgezocht belangrijk, maar als je een bericht hebt met meer dan 1K reacties zul je moeten filteren. Reageer op de creatieve pareltjes vanuit de community, waar je met behulp van humor een leuke interactie aan kan gaan. Daarnaast zijn de serieuze vragen en opmerkingen heel belangrijk en ligt hier jouw kans om deze op te lossen. Altijd al een super hero willen zijn? Ga ervoor! Het is daarnaast belangrijk om likes uit te delen op reacties waar je (eventueel) geen tijd voor hebt, maar waar mensen van de community wel hun energie in hebben gestoken. Het is van belang om ze te laten weten dat ze gezien en gehoord worden.

Doe wat met je learnings
Zodra het bericht live gaat ben je het schakeltje tussen het merk en de community, dus maak daar gebruik van. Je kunt tenslotte direct zien hoe er wordt gereageerd. Heel negatief? Wellicht zijn er een aantal woorden in de copy die zulke reacties triggeren en kan er nog iets worden aangepast. Je kunt op deze manier direct schakelen binnen jouw merk en je leert je community kennen. Gaan er nieuwe berichten live? Jij weet van tevoren al hoe dit wordt opgevat. Belangrijk: leer van deze informatie en gebruik je learnings ook.

Draai er niet omheen
Je kunt niet iedere vraag beantwoorden; je bent tenslotte een Community Manager en geen tech supporter. Geef eerlijk aan dat je jouw collega om hulp gaat vragen om de vraag op te lossen. Mocht het langer duren, vraag om communicatie via een privébericht. Zo kun je de persoon in kwestie makkelijk vinden en de tijd nemen om iemand écht te helpen, zonder dat iemand zich er eventueel mee gaat bemoeien. Daarnaast kun je ook op deze manier om persoonlijke gegevens vragen.

De DON’Ts

Kop in ’t zand-strategie
Ga bij negatieve berichten geen confrontaties uit de weg door alles te hiden. daarmee los je het probleem niet op én mis je de kans om toch nog een positief gevoel van het merk achter te laten. Natuurlijk hoef je de meest heftige beschuldigen niet op te vangen en te verdedigen (er is een grens), maar ga wel in op problemen die mensen hebben ondervonden. Het is sowieso goed om in het openbaar te laten zien hoe je als merk hiermee omgaat.

De copy-paste valkuil!
Er is niks zo vervelend als een standaard reactie krijgen op een heel vervelend probleem. Probeer dus niet in het copy-paste trucje te trappen en hetzelfde antwoord door te spelen naar iedere community member. Het is tenslotte niet voor niets 1-op-1 communicatie, pas het daar dus ook op aan. Wees opnieuw creatief, jij kan hier iets mee.

Ruzie zoeken
Klinkt logisch, maar trek het je niet te persoonlijk aan als je na je keurig nette antwoord, waar je veel aandacht in hebt gestoken, een verwijt naar je hoofd krijgt geslingerd. Ga hier ook vooral niet op in en blijf professioneel.

Kortom, Community Managers zijn er om de community van het merk in de gaten te houden, te begeleiden en de interactiviteit te zoeken. Een schakeltje dat niet vergeten mag worden na strategie, creatie en livegang van de campagne. Daarnaast kun je er nog véél meer mee. Zoals bewust een grapje uit de social copy halen om die vervolgens te implementeren in de community. Maar de grootste DO die we kunnen geven: have fun doing it!